勤怠管理システムは、企業の人事労務担当者にとって、働き方改革関連法や割増賃金率引き上げなど、複雑化する労働法制への対応、そして従業員の多様な働き方への適応を支援する強力なツールです。
しかし、まだまだExcelなど手入力で管理している企業も多く、選定や移行が大変な分野。勤怠管理システムを導入しようにも、「初めての導入でどう選べば良いかわからない」という担当者の方もいるかと思います。また、人気システムが自社に合うとは限らず、企業規模や業界によって必要な機能は異なります。
そこで本記事では、おすすめの勤怠管理システムを企業規模別にまとめました。また勤怠管理システムの概要から導入メリット、自社に最適なシステムを選ぶための比較ポイント、導入のコツまで解説します。
手作業による勤怠管理の負担軽減や、法改正への確実な対応を目指す人事・労務担当の方は、ぜひ自社に合うシステム探しの参考にご活用ください。
【比較一覧表】おすすめ勤怠管理システムの料金・機能・連携
勤怠管理システムを比較検討する際には料金体系、主要機能、既存システムとの連携性、そして自社の従業員規模への対応可否が重要な選定基準となります。 以下に、本記事で紹介する主要な勤怠管理システム比較表を一覧でまとめました。
この比較表は、各システムの基本情報をひと目で把握し、最終的な選定をサポートするために役立ちます。
| サービス名 | 料金（月額/人） | 主要機能 | 他システム連携 | 対応企業規模 | 主な特徴 |
|---|
| ジョブカン勤怠管理 | 200円〜 (無料プランあり) | 多様な打刻、休暇・残業管理、シフト作成 | ジョブカンシリーズ、給与計算ソフト | 全規模 (特に中堅・中小企業) | 多様な打刻方法、シンプルな操作性、シリーズ連携 |
| KING OF TIME | 300円〜 | 多彩な打刻、複雑な就業ルール対応、リアルタイム集計 | 多数の給与計算・人事システム | 全規模 (特に大企業・中堅企業) | 20年以上の実績、複雑な設定対応、高機能 |
| freee勤怠管理Plus | 300円〜 (freee人事労務プランによる) | 自動打刻収集、リアルタイム勤怠、休暇管理 | freee会計、freee人事労務 | 中堅・中小企業、スタートアップ | freeeシリーズ連携、勤怠から給与計算まで一元化 |
| キンコン | 220円〜 | 直感的な打刻、交通費精算、シフト管理 | kintone、各種人事・給与システム | 中小企業、スタートアップ | シンプルなUI、kintone連携、交通費精算に強み |
| タッチオンタイム | 300円〜 | 多様な打刻（指紋・IC・顔認証）、複雑なシフト管理、リアルタイム集計 | 多数の給与計算・人事システム | 全規模 (特に従業員数の多い企業) | 導入企業数No.1、多機能、幅広い業種に対応 |
| HRMOS勤怠 | 無料 (30人まで永年) / 300円〜 (31人以上) | 有給休暇管理、残業アラート、シフト作成 | HRMOSシリーズ、主要給与計算ソフト | 中小企業、スタートアップ (特に30人まで) | 30人まで永年無料、シンプルな機能、充実したサポート |
| マネーフォワードクラウド勤怠 | 300円〜 (6名以上からの料金。マネーフォワードクラウドプランによる) | 多様な打刻、シフト管理、労働時間集計 | マネーフォワードクラウドシリーズ | 中堅・中小企業、スタートアップ | マネーフォワードクラウド連携、使いやすいUI |
勤怠管理システムとは？基本的な機能とタイプ
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や労働時間、休暇、残業などを正確に記録・集計し、管理するツールです。これにより、企業は労働基準法を始めとする各種法令を遵守し、従業員の適切な労働環境を確保しながら、人事労務業務の効率化を図ることができます。
また、勤怠管理システムは従来のタイムカードやExcelによる管理では煩雑になりがちだった作業を自動化できることも魅力。その結果、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減することも可能でしょう。
近年では、AIを活用したシフト最適化、IoTデバイス連携による自動打刻、従業員のエンゲージメント向上に繋がるデータ分析機能など、新しいテクノロジーを取り入れた進化も進んでおり、単なる記録ツールを超えた戦略的な人事管理ツールとして価値・必要性を高めています。
勤怠管理システムが提供する主要機能一覧
勤怠管理システムが提供する機能は多岐にわたりますが、システムの主な機能は次の通りです。これらの機能によって、従業員の勤怠状況を網羅的に把握し、適切な管理が可能になります。
- 打刻管理機能：出勤・退勤、休憩入り・休憩明けなど、従業員の時刻情報を正確に記録します。PC、スマートフォン、ICカード、生体認証など、多様な打刻方法に対応しているシステムが多く、従業員にとって使いやすい方法を選択できます。
- 残業・休暇管理機能：従業員の残業時間を自動で計算し、36協定の上限超過リスクをアラートで知らせます。また、年次有給休暇の付与日数、取得日数、残日数を自動で管理し、休暇申請・承認フローをシステム上で完結させることが可能です。
- シフト管理機能：複雑なシフト制勤務に対応し、従業員の希望や適性を考慮したシフト表を効率的に作成できます。自動作成機能や、作成したシフトを従業員と共有する機能も備わっています。
- 集計・データ出力機能：打刻データに基づいて、労働時間、残業時間、深夜労働時間などを自動で集計します。集計されたデータは、給与計算システムへ連携できる形式で出力されるため、給与計算業務の効率化に貢献します。
- アラート・通知機能：残業時間の上限超過が予測される場合や打刻忘れ、申請漏れがあった場合に、従業員や管理者に自動で通知します。これにより、法令違反のリスクを軽減し、適切な勤怠管理を促進します。
主な打刻方法とシステムタイプ
勤怠管理システムは、従業員が時間を記録する「打刻方法」と、システムを導入する「タイプ」によって大きく分類されます。システム定着のためにも、自社の環境や従業員の働き方に合わせた選び方を知りましょう。
主な打刻方法としては、以下のようなものがあります。
- PC打刻：従業員が会社のPCからシステムにログインし、出退勤を記録する方法です。管理が容易で、コストを抑えやすいというメリットがあります。
- ICカード打刻：交通系ICカードや社員証などを専用のリーダーにかざして打刻する方法です。物理的なカードを使うため直感的で、打刻忘れを防ぎやすいとされています。
- 生体認証打刻：指紋認証や顔認証など、従業員の身体的特徴を利用して打刻する方法です。なりすましを防ぎ、高いセキュリティを確保できるため、代理打刻などのトラブル予防にも効果的です。
- スマートフォン・タブレット打刻：専用アプリやWebブラウザから、スマートフォンやタブレットを使って打刻する方法です。GPS機能と連携し、従業員の位置情報を記録できるため、リモートワークや直行直帰が多い企業に適しています。
さらに近年では、AIを活用した顔認証の精度向上や、Microsoft TeamsやSlackなどのビジネスチャットツールからの打刻、IoTデバイスと連携した自動打刻など、より多様で先進的な打刻方法が登場しています。このような新しい勤怠管理の方法は、従業員の利便性を高めるとともに、打刻漏れ防止やセキュリティ強化にも役立ちます。
システムタイプとしては、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型とオンプレミス型の違い
勤怠管理システムには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれ特徴や向き・不向きがあるため、自社のITインフラやセキュリティポリシー、運用コストなどを考慮して選ぶのが安心です。
| 項目 |
クラウド型 |
オンプレミス型 |
| 導入コスト |
初期費用を抑えやすい（月額課金） |
初期費用が高額になりやすい |
| 運用コスト |
ベンダーに依存（月額費用） |
自社で管理・運用（人件費・保守費用） |
| 導入期間 |
短期間で導入可能 |
導入までに時間がかかる |
| カスタマイズ性 |
制限がある場合が多い |
自由度が高い |
| セキュリティ |
ベンダーのセキュリティ対策に依存 |
自社で管理・対策 |
| メンテナンス・アップデート |
ベンダーが実施 |
自社で実施 |
| 適した企業 |
中小企業、スタートアップ、リモートワーク中心の企業 |
大企業、独自のシステム連携が必要な企業 |
クラウド型勤怠管理システム
クラウド型勤怠管理システムは、インターネットを通じて勤怠を打刻する利用する形式です。自社でサーバーやソフトウェアを構築・保守する必要がなく、手軽に導入できるのが大きなメリットです。
- メリット：
- 自社でシステム構築の必要性がない分、初期費用を抑えられることが多く、固定または利用人数に応じた月額料金制が一般的です。
- インターネット環境があれば、場所を選ばずに利用できます。リモートワークや多拠点展開している企業に最適です。
- システムのアップデートやメンテナンスはサービス提供側が行うため、自社での運用負担が少ないです。
- 必要なときにユーザー数を増減できるなど、柔軟な運用が可能です。
- デメリット：
- 基本的に拡張性はなく、カスタマイズが不可。オプションで対応できることもあるが、追加料金がかかります。
- インターネット環境に依存するため、通信障害時は利用できなくなる可能性があります。
- データの保管場所がベンダーのサーバーになるため、セキュリティに対する懸念を持つ企業もあります。ただし、多くのサービスでは厳重なセキュリティ対策を講じており、セキュリティ対策に注力している会社を選ぶという選定方法もあります。
オンプレミス型
一方、オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社でサーバーやネットワークを構築し、独自の勤怠管理システムを導入・運用する形式です。
- メリット：
- 自社の運用ルールに合わせてシステムを柔軟にカスタマイズできます。複雑な就業規則を持つ大企業や特定業種に適しています。
- 自社内でシステムを管理するため、データのセキュリティやプライバシーを自社のセキュリティポリシーに合わせて管理できます。
- 従業員数1,000人以上の大企業の運用にも十分耐えられます。
- デメリット：
- 初期費用が高額になりがちで、サーバー構築やソフトウェア購入、導入作業に大きなコストと時間がかかります。
- システム運用やメンテナンス、セキュリティ対策を自社で行う必要があり、専門的な知識を持った担当者が必要です。
- 法改正や機能追加の際には、システムの改修にコストと手間がかかる場合があります。
近年では、導入の手軽さや運用コストの低さからクラウド型勤怠管理システムが人気であり、特に中堅・中小企業での導入が進んでいます。自社の予算、運用体制、そしてカスタマイズの必要性はもちろん、従業員規模に合うコストというのも理由の一つでしょう。
勤怠管理システムで何が変わる？企業が導入するメリット
勤怠管理システム導入には、企業は単に勤怠情報を管理するだけでなく、人事労務業務全般の効率化、法令遵守の強化、そして従業員の働きがい向上という多岐にわたるメリットがあります。
ここでは、代表的なメリットを3つまとめました。
Excelによる勤怠管理の負担とミス軽減
Excelでの勤怠管理は、初期コストを抑えられる一方で、多くの課題を抱えています。従業員数が増えたり、多様な勤務形態が混在するようになると、手作業によるデータ入力や集計、給与計算への反映作業に膨大な時間と労力がかかります。
また、計算式の誤りや入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすく、それが給与計算の誤りにつながり、従業員からの信頼を損なうリスクもあります。
勤怠管理システムを導入すれば、計算・入力ミスなどは発生しません。従業員の打刻データは自動的にシステムに記録され、労働時間や残業時間、休暇の消化状況などがリアルタイムで集計されるため、勤怠管理の負担とミスを大幅に軽減することが可能です。
その結果、担当者はより戦略的な人事施策や従業員サポートといった、人事・労務のコア業務に集中できるようになります。
働き方改革関連法、割増賃金率引き上げなど法改正への対応
近年、働き方改革関連法の施行や、中小企業における時間外労働の割増賃金率引き上げなど、労働関連法規は複雑化し、企業のコンプライアンス遵守がますます重要になっています。これらの法改正に適切に対応するためには、従業員の労働時間を正確に把握し、残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務などを適切に管理する体制が不可欠です。
勤怠管理システムは、こうした法改正にも対応することが可能です。
勤怠管理システムの多くは、最新の労働基準法や関連法令に準拠した設定が事前に組み込まれており、残業時間の上限超過アラートや年次有給休暇の自動付与・管理、年5日間の有給休暇取得義務の管理などが自動で行われます。
これにより、法改正に対応するための情報収集やシステム改修の負担を軽減し、コンプライアンスリスクを低減できます。人事労務担当者はシステムが提供する正確なデータに基づいて、安心して正確な労務管理を行うことが可能です。
正確な労働時間の計測と効率化
従業員の労働時間を正確に計測することは、長時間労働の是正や健康管理、そして生産性向上にも直結します。
手書きの出勤簿やタイムカードでは、打刻忘れや修正、改ざんのリスクがあり、正確な労働時間把握が難しいという課題がありました。また、月末の集計作業は膨大な時間と手間がかかり、他の業務を圧迫することもしばしばです。
勤怠管理システムを導入すれば、従業員の打刻データはシステムにリアルタイムで反映され、正確な労働時間を自動的に計測・集計できるようになります。
休憩時間の自動控除や、休日出勤、深夜労働などの特殊な勤怠パターンも適切に処理されるため、計算ミスが発生するリスクが極めて低くなります。
集計されたデータはワンクリックで給与計算システムに連携できるため、月末の勤怠締め処理にかかる時間を大幅に短縮し、業務全体の効率を実現できます。
これにより人事労務担当者は、より付加価値の高い業務に集中できるようになるのです。
リモートワークなど柔軟な働き方への対応
近年、リモートワークやフレックスタイム制、裁量労働制など、多様な働き方が広がっています。柔軟な働き方はメリットもある一方、従業員の勤怠状況を適切に管理しづらいという新たな課題も生まれています。
オフィス以外の場所で働く従業員の出退勤をどのように把握し、労働時間を正確に計測するかは、人事労務担当者にとって頭を悩ませる問題です。
勤怠管理システムによってはスマートフォンやPCからのWeb打刻、GPS位置情報と連携した打刻、さらにはSlackやTeamsといったビジネスチャットツールからの打刻など、従業員がどこにいても手軽に打刻できる環境を構築できます。
リモートワークでも従業員の労働時間を正確に把握し、過重労働を防止するためのアラート機能を活用することも可能です。
また、シフト制勤務やフレックスタイム制など、複雑な勤務形態にも対応できる柔軟な設定が可能なシステムも多く、多様な働き方を支援する企業にとって不可欠なツールと言えます。
大企業・従業員数の多い企業向けおすすめの勤怠管理システム
前述の通り、勤怠管理システムは従業員規模によって合うシステムが異なります。
大企業や従業員数の多い企業では、複雑な組織体制、多様な勤務形態、拠点間の連携、そして厳格なセキュリティ要件に対応できる高機能で拡張性の高い勤怠管理システムが求められます。ここでは、必要要件を満たす、大企業向けのおすすめ勤怠管理システムを紹介します。
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）は、20年以上の実績を持ち、導入企業数30,000社以上を誇るクラウド型勤怠管理システムです。
多種多様な打刻方法、複雑な就業ルールへの柔軟な対応力、そしてリアルタイムでの勤怠状況集計機能が特徴です。大規模な企業グループや多拠点の企業でも、それぞれの就業規則に合わせて細かく設定できるため、多様な働き方や複雑な給与体系にも対応できます。
システムの安定性と信頼性も高く、多数の給与計算・人事システムとの連携実績も豊富で、既存の業務フローをスムーズに移行できる点が強みです。
タッチオンタイム (Touch On Time)（株式会社デジジャパン）
タッチオンタイムは、市場シェア数No.1[1]を誇る有名な勤怠管理システムの一つで、特に従業員数が多い大企業に適しています。
指紋認証、ICカード認証、顔認証など多様な打刻方法に対応しており、出退勤時の混雑緩和に貢献します。複雑なシフト管理機能や、変形労働時間制、フレックスタイム制といった様々な勤務形態への対応力も高く評価されています。
リアルタイムで勤怠状況を把握できるため、管理者は常に最新の情報を基に判断を下すことが可能です。システムのサポート体制も充実しており、導入から運用まで安心して利用できるでしょう。
ジョブカン勤怠管理（株式会社DONUTS）
ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計30万社以上[2]が導入する勤怠管理システムの中でも有名なサービスで、幅広い企業規模に対応しています。大企業においては、多様な打刻方法と柔軟な設定機能が強みとなり、複数の事業所や部門で異なる就業規則を持つ場合でも、一元的に管理することが可能です。
シンプルな操作性でありながら高機能であるため、大規模な従業員が利用する際もスムーズな運用が期待できます。他のジョブカンシリーズ（給与計算、労務管理など）とも連携できるため、人事労務業務全体を効率化することも可能です。
中堅企業・成長企業におすすめの勤怠管理システム
事業拡大や従業員数の増加に伴い、中堅企業や成長企業では、現在の勤怠管理体制に課題を感じることが多くなります。また反対に、大企業向けほど多様な機能が必要ないこともあります。
このような中堅企業には、柔軟な対応力、バランスの取れた機能、そして将来的な拡張性も考慮したコストパフォーマンスの高い勤怠管理システムがおすすめです。
ここでは、そんな中堅企業のニーズに応えるシステムをご紹介します。
freee勤怠管理Plus（freee株式会社）
freee勤怠管理Plus（freee株式会社）は、特にfreee人事労務やfreee会計をすでに導入している中堅企業におすすめです。
勤怠情報が自動で給与計算に反映されるため、月末の締め作業が大幅に効率化されます。自動打刻収集機能やリアルタイムでの勤怠情報把握により、管理者は常に最新の状況を確認でき、適切な労務管理が可能です。
また、クラウドサービスならではの導入の手軽さと、利用人数に応じた柔軟な料金体系も、成長企業にとって利用しやすいポイントです。
マネーフォワードクラウド勤怠（株式会社マネーフォワード）
マネーフォワードクラウド勤怠も、マネーフォワードクラウドシリーズとの連携可能な点が魅力のシステムです。勤怠管理から給与計算、人事労務、会計までをクラウド上で一元管理できるため、バックオフィス全体の生産性向上に貢献します。
多様な打刻方法に対応しており、リモートワークやフレックスタイム制を導入する中堅企業にも適しています。シンプルで直感的な操作画面は、システムに不慣れな従業員でも使いやすく、導入後の定着をスムーズに進められることが期待できます。
中小企業・スタートアップにおすすめの勤怠管理システム
中小企業やスタートアップでは、導入のしやすさ、操作性、そしてコストを重視しつつも、必要な勤怠管理機能をしっかりと備えたシステムが求められます。従業員が少なく、人事労務担当者が兼務しているケースも多いため、手軽に導入・運用できることも重要なポイントとなります。ここでは、そのような中小企業や小規模のベンチャー・スタートアップにおすすめの勤怠管理システムを紹介します。
HRMOS勤怠（株式会社ビズリーチ）
HRMOS勤怠（株式会社ビズリーチ）は、30人まで永年無料で利用できる点が大きな魅力です。予算が限られる中小企業やスタートアップにとって、この無料プランは非常に魅力的です。
無料でありながら、有給休暇管理、残業アラート、シフト作成といった基本的な勤怠管理機能を充実して備えているため、小規模な組織であれば十分な機能を活用できます。シンプルで直感的なUIも特徴で、システム導入に不慣れな企業でもスムーズに利用を開始できるでしょう。
キンコン（株式会社ネオレックス）
キンコン（株式会社ネオレックス）は、その直感的な操作性とシンプルなUIが中小企業やスタートアップに評価されています。複雑な設定をすることなく、すぐに勤怠管理を開始できるため、導入のハードルが低いのが特徴です。
また、交通費精算機能も備わっているため、勤怠管理と同時に経費精算業務も効率化できます。さらに、kintoneなどの外部サービスとの連携も豊富で、自社の業務に合わせてカスタマイズしたいというニーズにも応えられます。月額200円〜/人というコストパフォーマンスも魅力的です。
特定業種に特化した勤怠管理システム
特定の業種では、一般的な勤怠管理システムだけでは対応しきれない、独自の勤怠ルールやシフト管理の複雑さがあります。
例えば、建設業における現場移動、医療介護業での夜勤や変形労働時間制、飲食業でのタイトなシフト調整など、業種特有の課題を解決するためには、それに特化した機能を持つ勤怠管理システムが有効です。
ここでは、提供する特定の業種に強いシステムや、専門特化したシステムについてまとめました。
多くの勤怠管理システムは、汎用性を持ちながらも、特定の業種で求められる機能をオプションや柔軟な設定でカバーしています。
医療・介護業向け
タッチオンタイム
タッチオンタイムは、複雑な変形労働時間制や夜勤シフト、複数拠点の同時管理が求められる医療・介護業界で導入実績が豊富です。看護師や介護士の多種多様な勤務パターンに対応し、労働時間の自動計算や休憩時間の管理を正確に行うことができます。
また、打刻方法も指紋認証や顔認証など、衛生的でなりすましを防ぐ方法が選択できるため、医療現場での利用にも適しています。
例えば、複数の施設を兼務するスタッフの勤怠を一つのシステムで一元管理したり、オンコール対応の待機時間や緊急呼び出し時の労働時間を正確に記録・計算したりするシナリオが挙げられます。これにより、法令遵守はもちろん、スタッフの負担軽減や適正な人員配置にも繋がります。
KING OF TIME
KING OF TIMEも同様に、医療・介護施設特有の複雑なシフトパターンや、日勤・夜勤・早番・遅番といった細かな勤務体系にも柔軟に対応できるよう、詳細な設定が可能です。法改正にも迅速に対応するため、医療従事者の労働時間管理を適切に行い、過重労働防止にも貢献します。
建設業向け
建設現場では、複数の現場を移動する従業員の勤怠管理が課題となります。
ジョブカン勤怠管理
また、日雇いや短期契約の従業員が多い場合でも、柔軟なユーザー管理や料金体系で対応できます。例えば、日ごとに異なる現場へ直行直帰する作業員の出退勤をGPSで自動記録し、プロジェクトごとの労働時間をリアルタイムで把握するといったシナリオです。
これにより、作業報告書の作成負担を軽減し、適切な工数管理や残業代の計算に役立ちます。
また、現場での休憩取得状況も把握しやすくなり、安全管理にも貢献します。現場作業員が多く、オフィス勤務者とは異なる管理が必要な建設業では、現場ごとの勤怠状況を一元的に管理できるシステムが重宝されます。
中には、建設業向けに特化した勤怠管理システムも存在しますが、汎用システムのGPS打刻機能やプロジェクト管理機能と連携することで、同様の課題を解決できる場合もあります。
飲食業・小売業向け
例えば、スマートフォンのアプリを通じて従業員がシフト希望を提出し、AIが売上予測に基づいて最適な人員配置を提案するといったシナリオです。急な欠勤者が出た場合でも、システムから他店舗へのヘルプを迅速に募集し、承認・確定までを一貫して行えます。これにより、人件費の最適化と、シフト作成・調整にかかる管理者の負担を大幅に削減できます。
キンコン
キンコンは交通系ICカードやスマホを端末にかざすだけで、出退勤の打刻と交通費精算を同時に自動処理できるシステムです。店舗側はスマホやタブレットが1台あれば運用を開始できるため、初期費用を抑えてスピーディーに導入できます。
直感的に操作できるシンプルな画面設計で、パート・アルバイトが多い飲食・小売の現場でも教える手間なくスムーズに定着します。
マネーフォワードクラウド
マネーフォワードクラウド勤怠は早番・遅番や時間帯別の時給設定、店舗間のヘルプ出勤など、飲食・小売業特有の複雑な勤務形態に柔軟に対応できる勤怠管理システムです。ICカードやGPSなど多様な打刻方法を備えており、不正打刻も防止。同シリーズの給与計算や人事評価システムとリアルタイムに連携できるため、店舗から本部までの労務・評価業務を一気通貫で効率化できます。
コストを抑えたい企業向け！無料で使える勤怠管理システム
「勤怠管理システムを導入したいけれど、できるだけコストを抑えたい」と考える企業にとって、無料で利用できる勤怠管理システムや、無料プラン・トライアル期間があるシステムは非常に魅力的な選択肢となります。
ここでは、特にコストを重視する中小企業やスタートアップにおすすめのサービスを紹介し、まずは無料で導入したいというニーズに応えます。
HRMOS勤怠（株式会社ビズリーチ）
HRMOS勤怠（株式会社ビズリーチ）は、30人までの利用であれば永年無料で全機能を利用できるという、非常に魅力的なプランを提供しています。従業員数30名以下のスタートアップや小規模企業であれば、費用をかけずに高機能な勤怠管理システムを導入できるため、まさに最適な選択肢と言えるでしょう。
有給休暇管理、残業アラート、シフト作成といった基本的な機能はもちろん、充実したサポート体制も無料で利用できるため、初めてのシステム導入でも安心です。
従業員数が31名以上になった場合も、月額300円〜/人というリーズナブルな料金で利用を継続できるため、将来的な事業拡大にも対応可能です。
ジョブカン勤怠管理（株式会社DONUTS）
ジョブカン勤怠管理（株式会社DONUTS）も、無料プランを提供している代表的な勤怠管理システム 有名サービスの一つです。
無料プランでは利用人数に制限があるものの、基本的な打刻・勤怠管理機能を利用できます。まずは小規模な部署や一部の従業員で試してみて、システムの使い勝手や自社への適合性を確認したい場合に非常に有用です。
有料プランへの切り替えもスムーズに行えるため、企業の成長に合わせて段階的に機能を拡張していくことができます。多様な打刻方法に対応しているため、無料プランでも幅広い運用が可能です。
上記以外にも、多くの勤怠管理システムが数週間から数ヶ月間の無料トライアル期間を設けています。例えば、KING OF TIMEやタッチオンタイムなども、有料プランを契約する前に機能を試せる期間が用意されています。
これらの無料トライアル期間を積極的に活用することで、実際にシステムを操作し、自社の業務フローに合うか、従業員が使いこなせるかなどをじっくりと評価できます。
複数のシステムを比較検討する上でも、無料トライアルは非常に有効な手段と言えるでしょう。
⚠️ 注意：無料プランや無料トライアルの期間・機能は、サービス側の都合により変更される場合があります。最新の情報は必ず各サービスの公式サイトでご確認ください。
自社に最適な勤怠管理システムの選び方・比較ポイント
自社の状況に合う勤怠管理システムを効率的に選ぶには、具体的な選び方と比較ポイントを明確にすることが重要。同時に、導入事例やユーザーレビューも貴重な情報源となります。
人事労務担当者の選定作業をサポートするために、以下のポイントに注目してシステムを評価しましょう。
導入の目的や現状の課題・勤怠ルールと合うか
勤怠管理システム導入の成功には、自社の「なぜ導入するのか」という目的と、現状の勤怠管理における課題を明確にすることが不可欠です。
漠然と「業務効率化」と考えるのではなく、「手作業による集計ミスをゼロにしたい」「法改正に確実に対応したい」「リモートワーカーの勤怠を正確に把握したい」といった具体的な目的を設定しましょう。この目的が、システム選定の軸となります。
また、自社の就業規則や勤怠ルール（変形労働時間制、フレックスタイム制、裁量労働制など）を詳細に棚卸しし、それが希望のシステムで設定可能であるかを確認することも必要です。複雑なルールを持つ場合は、そのルールに対応できる柔軟性があるか、カスタマイズの自由度が高いかを比較表などで確認しましょう。
導入前に現状の課題を洗い出し、その改善が叶うシステムなのかを事前に調べることで、自社に最適なシステムを選定する精度が高まります。
必要な機能と既存システムとの連携性は問題ないか
勤怠管理システムにはさまざまな機能がありますが、自社に必要な機能をリストアップし、優先順位を付けた上で選びましょう。
例えば、「打刻機能」「残業・休暇申請承認機能」「シフト作成機能」「データ集計機能」は必須か、それとも「プロジェクトごとの工数管理機能」や「交通費精算機能」も必要か、といった具合です。機能過多なシステムは、使いこなせずに費用対効果が悪化する恐れもあるため、本当に必要な機能を整理しておきましょう。
さらに、既存の給与計算システムや人事労務システム、会計システムとの連携性は、業務効率化を最大化する上で非常に重要なポイントです。
勤怠データが自動で給与計算システムに連携されれば、手入力による二度手間やミスをなくすことができます。API連携やCSVエクスポート・インポート機能など、どのような方法で既存システムと連携できるのかを確認し、スムーズなデータ連携が可能なシステムを選びましょう。
使いやすい打刻方法が揃っているか
勤怠管理システムは、従業員全員が日々利用するものです。そのため、従業員にとって「使いやすい打刻方法」が揃っているかどうかは、システム定着の成否を分ける重要なポイントとなります。
どんなに高性能なシステムでも、打刻が煩雑だったり、方法が限定されたりしていれば、打刻漏れや打刻忘れが頻発し、結果として管理側の負担が増大してしまいます。
例えば、オフィス勤務者にはPC打刻やICカード打刻、リモートワーカーや外出が多い営業担当者にはスマートフォンからのWeb打刻やGPS打刻、工場や店舗勤務者には生体認証打刻やタブレット打刻など、従業員の働き方や職種を考慮し、最適な打刻方法を選択できるシステムを選びましょう。
従業員へのヒアリングを通じて、利用しやすい打刻方法を提供できるかを確認し、システム導入によるストレスを最小限に抑えることでシステムの定着にもつながります。
サポート体制とセキュリティ対策は万全か
勤怠管理システムは導入して終わりではなく、導入後の運用も試行錯誤が必要です。そのため、利用サービスのサポート体制が充実しているかは、システムを選ぶ上で非常に重要な要素です。
システムの使い方に関する疑問やトラブルが発生した際に、迅速かつ的確なサポートを受けられるかどうかで、運用上のストレスが大きく変わってきます。
具体的には、電話やメール、チャットでのサポート対応時間、FAQやマニュアルの充実度、専任の担当者が付くかなどを確認しましょう。
また、従業員の個人情報を扱う分、セキュリティ対策は重視すべき項目の一つです。データの暗号化、アクセス制限、バックアップ体制、ISMS認証（情報セキュリティマネジメントシステム）の取得状況などを確認し、情報漏洩や不正アクセスから従業員の個人情報を守る体制が万全であるかを確認しましょう。
評判や口コミなどが参考になるため、ユーザーレビューは事前に確認しましょう。
勤怠管理システム導入までのステップと失敗しないコツ
勤怠管理システムを選んだら、次は導入。単に新しいツールを導入するだけでなく、これまでの勤怠管理プロセス全体を見直し、組織全体の業務効率化と働き方改革に関わる重要な工程です。
スムーズに導入するためにも、導入までの準備・流れと失敗しないための対策をまとめました。
導入前の準備と具体的な流れ
勤怠管理システムの導入は、以下のステップで導入を進めましょう。
- 現状分析と課題の明確化：
まず、現在の勤怠管理方法（Excel、タイムカードなど）における課題を洗い出します。集計に時間がかかりすぎる、ミスが多い、法改正への対応が不安、といった具体的な課題を明確にしましょう。これにより、システム導入の必要性と目的が明確になり、システムを選ぶ際の判断材料が生まれます。
- 要件定義と目標設定：
現状の課題を踏まえ、システムに求める要件（必須機能、連携したい既存システム、対応したい打刻方法など）を具体的に定義します。また、「集計時間を30%削減する」「有給取得率を○%向上させる」といった具体的な目標を設定しましょう。
- 情報収集とベンダー選定：
要件に合致する勤怠管理システムを複数ピックアップし、資料請求や無料トライアルを通じて詳細を比較検討します。前述の「選び方・比較ポイント」を参考に、費用、機能、サポート体制、セキュリティなどを総合的に評価し、最適なベンダーを選定します。このとき、ユーザーレビューも確認しておくと安心です。
- 契約とシステム設定：
選定したベンダーと契約後、システムの初期設定を行います。就業規則や休暇制度の設定、従業員情報の登録、打刻端末の設置など、自社のルールに合わせてシステムを構築していきます。この段階で不明点があれば、積極的にベンダーのサポートを活用しましょう。
- テスト運用とフィードバック：
本格導入の前に、一部の部署や従業員でテスト運用を実施しましょう。実際に打刻や申請を行い、システムが正しく機能するか、従業員が使いこなせるかを確認します。課題が見つかれば、ベンダーと連携して改善を図り、従業員からのレビューや口コミも積極的に集めてください。「〇〇部署では打刻漏れが多かったが、システム導入で改善された」といった具体的な成功事例や、「△△機能の操作が分かりにくい」といった改善点も収集し、本格導入に活かします。
- 従業員への説明と本格導入：
テスト運用で得た知見を基に、運用ルールを最終化し、従業員向けの説明会を開催します。システムの操作方法や新しい勤怠ルールを丁寧に説明し、質疑応答の時間を設けて従業員の不安を解消した上で、本格的にシステム運用を開始しましょう。
失敗事例から学ぶ！システム定着へのポイント
勤怠管理システムを導入したものの、現場に定着せず、期待した効果が得られないという失敗事例は少なくありません。これらの失敗を避けるためのポイントを解説します。
機能過多で使いこなせない
多くの機能を持つシステムを選びがちですが、すべての機能が必要とは限りません。自社にとって本当に必要な機能を見極め、シンプルな運用を心がけましょう。機能が多すぎると、従業員が操作に迷い、結果的に使いこなせない原因となります。導入前に評判や口コミで「機能過多」に関する意見がないか確認することも重要です。
現場が定着しない、使ってもらえない
システム導入の目的やメリットが従業員に伝わっていないと、積極的な利用は期待できません。導入前から従業員にシステムの意義を説明し、導入後も定期的に意見を吸い上げる機会を設けることで、当事者意識を高めましょう。
また、操作マニュアルの作成や説明会の実施、質問しやすい環境の整備も重要です。実際に利用する従業員のレビューも参考に、使いやすさを重視したシステム選定を心がけましょう。
例えば、「複雑な操作で打刻を忘れてしまう」「スマートフォンアプリのUIが直感的でない」といったネガティブなレビューがあれば、よりシンプルなシステムを検討すべきサインです。一方で、「GPS打刻で現場直行直帰が楽になった」「シフト希望提出がスマホでできて便利」といったポジティブな声は、従業員の満足度が高まっているとも言えるため、問題ないでしょう。
運用ルールが浸透しない
システムを導入しても運用ルールが曖昧だったり、従業員に浸透していなかったりすると、結局は手作業での修正や確認が発生し、効率化が進みません。打刻方法、申請フロー、締め切りなどを明確にした運用ルールを作成し、定期的に周知を徹底することが不可欠です。同時に、不明点があればすぐに確認できる体制も整え、現場からのフィードバックを基に運用ルールを改善していく柔軟性も必要です。
既存システムとの連携不足による二度手間
給与計算システムなどとの連携を重視しなかった結果、勤怠データをCSVで出力し、再度給与計算システムに入力するといった二度手間が発生するケースがあります。導入前に既存システムとの連携方法を十分に確認し、自動連携が可能なシステムを選定することで、真の効率化を実現しましょう。
これらの失敗事例から学び、従業員の協力を得ながら、運用しやすい環境を整えることで、システム定着率も上がるでしょう。
選定を効率化するチェックリストとツールの活用
勤怠管理システムの選定作業は、多岐にわたる比較項目があるため、非常に工数がかかる業務です。この選定プロセスを効率化するためには、チェックリストの活用や比較検討ツールの利用が有効です。
チェックリストの活用： 自社に必要な機能、打刻方法、サポート体制、セキュリティ、料金体系、既存システムとの連携性など、選定の比較ポイントを一覧にしたチェックリストを作成しましょう。各システムについて、チェックリストの項目ごとに評価を行い、点数化することで客観的に比較検討できます。
このリストは、社内の関係者と合意形成を図る上でも役立ちます。例えば、以下のような項目をリストアップできます。
- 必須機能（例：残業管理、休暇管理、シフト作成）の有無
- 対応する打刻方法（例：PC、スマホ、ICカード、生体認証）
- 給与計算システムとの連携可否
- 費用（初期費用、月額費用、追加オプション費用）
- サポート体制（対応時間、チャネル、費用）
- セキュリティ認証（ISMS、Pマークなど）
- 無料プランやトライアルの有無
- 導入実績や評判（特に同業他社や同規模企業の事例や、具体的なユーザーレビューにおける評価点など）
比較検討ツールの活用： 近年では、勤怠管理システムを比較検討するための専門的なWebサイトやコンサルティングサービスも存在します。これらのツールやサービスを活用することで、自社のニーズに合ったシステムを効率的に絞り込むことができます。
例えば、Webサイト上で複数のシステムの機能や料金を比較できたり、専門家によるアドバイスを受けられたりするサービスもあります。このようなツールは、情報収集にかかる時間を大幅に削減し、より短期間で最適なシステムを見つける手助けとなるでしょう。
選定プロセスを効率化することで、担当者の負担を軽減し、より戦略的な導入準備に時間を割くことが可能になります
自社に最適な勤怠管理システムで人事・労務業務を効率化しよう
本記事では、勤怠管理システムの必要性から導入のメリット、機能やタイプ、そして企業規模・業界別のおすすめ勤怠管理システムを紹介しました。
働き方改革関連法への対応、Excelによる手作業の負担軽減、正確な労働時間管理、リモートワークといった柔軟な働き方への対応など、勤怠管理システムは複雑化する人事労務業務を効率化してくれます。
今回紹介した選び方や導入までのステップを参考に、複数のシステムを比較してみてください。
本記事で得た知識を活用し、ぜひ自社に最適な勤怠管理システムを探していきましょう。
よくある質問
Q．勤怠管理システムを導入する最大のメリットは何ですか？
A．勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、複雑化する労働法制への確実な対応、業務効率化、ヒューマンエラーの削減です。手作業での管理負担が大幅に軽減され、人事労務担当者は本来のコア業務に集中できるようになります。正確な労働時間計測と集計により、給与計算ミスも防げます。
Q．クラウド型とオンプレミス型の勤怠管理システムは、何が違いますか？
A．クラウド型はインターネット経由でサービスを利用するため、初期費用を抑えて手軽に導入でき、場所を選ばず利用可能です。一方、オンプレミス型は自社でサーバーを構築・運用するため、高度なカスタマイズが可能ですが、初期費用や運用コストが高くなります。特に中堅・中小企業では、導入の手軽さや運用負担の少なさからクラウド型が広く採用されています。
Q．勤怠管理システムには、どのような主要機能がありますか？
A．勤怠管理システムの主要機能には、出退勤を記録する打刻管理、残業や有給休暇を自動で管理する機能、複雑なシフト作成を支援するシフト管理、そして給与計算に連携するための集計・データ出力があります。また、残業時間の上限超過や打刻忘れを通知するアラート機能も備わっています。
Q．勤怠管理システムは、法改正にどのように対応できますか？
A．勤怠管理システムは、働き方改革関連法や割増賃金率引き上げなどの最新の労働法制に自動で準拠する設定が組み込まれています。残業時間の上限超過アラートや年次有給休暇の自動付与・管理などにより、法令遵守を強化し、企業が適切な労務管理を行うことを支援します。これにより、法改正への対応にかかる情報収集やシステム改修の負担を軽減できます。
参考文
- 導入実績 No.1のクラウド勤怠管理システム タッチオンタイム — 株式会社デジジャパン（2024年4月時点）
- ジョブカン勤怠管理 公式サイト — 株式会社DONUTS（2024年4月時点）
